梁董的吧台後

如何邀約廠商參與圖書館活動? 邀約信的寫法

圖書館為了推廣資源的使用率，而各家書商/資料庫廠商也為了推廣自家產品的使用數據，往往會舉辦各類活動，小至自辦推廣活動，大到圖書館週、各校校慶、或是要舉辦大型研討會，圖書館都需要邀請各家廠商參與，簡單的就是尋求小紀念品的贊助，比較複雜的則是邀請到館擺攤，第一線與讀者/學生互動。各家廠商也都很習慣這類的邀約，也會視情況出席。那進行活動的第一步，就是寫信邀約廠商了。

那，該怎麼寫呢?　當第一次擔任活動承辦人時，應怎麼著手呢？中編（中年小編，不是中文編目）長年辦理活動，可以提供活動苦手一些小建議參考菸酒研究。
首先不用擔心，這類邀請信函並沒有所謂的「正確格式」，這也不是公文，所以可以按照自已風格來寫，有些人比較訴諸情感，有些人則是以效率為先，對廠商來說，能夠收到足夠的資訊是更為重要的，所以大約有些原則可以把握：

一、    闡明活動主要資訊：
第一段簡單將活動最重要的資訊，以說明的方式寫明，不用太長，簡要為主：
“吧台圖書館館預計12月10日（二）於宜蘭校區圖書館書館舉辦「電子資源酒吧酷酷喝」活動。敬邀貴公司共襄盛舉，以推廣圖書館資源，同時建立讀者資訊素養、培養運用電子資源之能力，活動說明如下：”

上述段落簡要的說明了活動時間、地點、名稱與活動目標，使對方能快速理解活動的內容，並提出了邀約。

二、    活動的各項資訊
其後，就可以分項的說明詳細的活動相關資訊，方便閱讀，我的習慣以條列式分項列出：
1    活動名稱：這沒問題。
2    活動時間/地點：這裡把細項寫上去，像是在圖書館的某區。時間部份可以說明需於活動前15分鐘場佈完畢等等。
3    活動進行方式(活動設計)：簡要說明一下。

三、    可提供之支援與設備。
這點蠻重要的，如果在信件中寫好，就可以省去一堆電話與連絡的後續連絡的時間，一般來說，會被問的會是電源、桌子大小、有無海報架。
有一個很需要注意，便當，人家都來出席活動了，提供個便當該可以吧，有同道會說，我們真的沒錢啊，那可以提供代訂該沒問題吧，簡單的詢問，帶來的暖心的感受，下次辦活動也比較有交情些。

四、    結尾與連絡人：這不用多說
五、附件：這裡就看情況，視活動的程度，如果是大型活動，要放海報區的話，那場地的規劃圖就要出來，包括攤位的排列、編號，如果海報的設計也有規範，一樣就要說明，不過到這類等級，通常都是到研討會的程度了。

上述就是簡單的說明，後面附上幾個範例，可以參考。

個人一直以為，圖書資訊廠商與圖書館應為互榮互生的關係，也應是推動閱讀的夥伴，因此邀約的信件應是體現互相尊重，我見過有同道將廠商做為下屬或是很不尊重的方式去信要求配合活動，或是要求贊助。能不能拿到贊助，我相信沒問題，畢竟甲方威能嘛。但是在這裡分享一個經歷大家可以參考。
多年前初出社會時在某研究單位擔任圖書館助理，結果高層辦公室秘書因請婚假，小助理就被調至高層辦公室職代二個月，當年需辦理一個大型的會議，小助理我被分派連個各家合作廠商，注意，不是圖書館相關的廠商，而是研究單位的相關產業，寫了電子郵件後，一通一通電話連絡與確認，並針對其需求耐心回復與協調各單位，在做完這事後，因就讀碩班，所以沒真的參加該會，離職就學去。
後來在校接到電話，是高層辦公室的秘書打來，說高層詢問這次會議的參與廠商是歷年來最多，還有人詢問那個「秘書」在哪，因為提供的協助很完善，他們本來無法參加，但後來想想麻煩我很多，不來不好意思，於是也到場參與。
    我相信，在尊重彼此的前題下，館方與廠商方是可以更能合作貼近讀者的需求而共存共榮。(漲訂購費時也請想一下啦)

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合作夥伴 您好，

吧台圖書館館預計12月11日（二）於圖書館舉勵「電子資源喝到飽」活動。敬邀貴公司共襄盛舉，以推廣圖書館資源，同時建立讀者資訊素養、培養運用電子資源之能力，活動說明如下

一、 活動名稱：電子資源喝到飽
二、活動時間/地點：
2021年12月11日（二）10:00-16:30圖書館二樓學習吧台共飲區
三、活動內容：
建請推廣本館採購之電子資源。可自行規劃互動方式，並可提供DM、贈品或，建議利用平板、手機為互動工具。活動當日讀者持集點卡至各攤位，煩請活動後蓋章，讀者完成集點本後，圖書館將提供禮品，並隨機抽籤幸運讀者贈送獎品。
四、現場設備：
本館提供電源插座、桌(100cm*80cm)、椅及與ipad、若有桌巾需求敬請提前告知，其他設備請以自行準備為原則。

五、    其它：若有需代訂便當需求請於活動當日10:30前告知。若需開車入校者煩請告知車牌與型號，本館將申請入校證。

期待您的回覆，並殷切期盼您能一起熱情響應。敬請撥冗於3月22日前回傳活動回條，如有任何問題，敬請不吝聯繫.

敬祝
平安順心

酒吧大學圖書館

活動聯絡人：
資訊組梁董小姐 （02-5438438*1438）；